Tietosuojaseloste

AVOKANOOTTIYHDISTYS RY:N REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § /4.2018

1 Rekisterin pitäjä
Avokanoottiyhdistys ry / Hallituksen puheenjohtaja / Kari Hellström pj(at)avokanootti.info

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Henrik Juntunen / talous(at)avokanootti.info

3 Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisteriä pidetään seuran jäsenyyden hoitamista varten. Jäsenrekisterin pitäminen perustuu henkilötietolain 8 § 1 momentin 5) kohtaan.

5 Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin merkitään jäsenen nimi, syntymävuosi ja yhteystiedot sekä jäseneksi liittymisvuosi sekä toiminta yhdistyksessä. Jäsenrekisteriin merkitään myös jäsenen suorittamat yhdistyksen järjestämät kurssit ja tasokokeet ja ne melontaan liittyvät kurssit ja tasokokeet, jotka jäsen ilmoittaa rekisteriin merkittäväksi.

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin merkittävät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

AVOKANOOTTIYHDISTYS RY:N TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö:
Nimi: Avokanoottiyhdistys ry
Osoite:
Puhelin:
Y-tunnus: FI185934
Yhteyshenkilö: Kari Hellström
Sähköpostiosoite: pj(at)avokanootti.info

Tietosuojavastaava
Avokanoottiyhdistys ry:n tietosuojavastaava: Suvi Marttinen suvi.marttinen@hpp.fi , Jäsenasioissa myös Henrik Juntunen ja Kari Hellström.

Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Avokanoottiyhdistys ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) jäsenrekisterin tietoja ja yhdistyksen kotisivuilla julkaistavia valokuvia.

Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen jäsenasioiden hoitaminen. Rekisteröity on antanut suostumuksen rekisteritietojen käsittelyyn tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisesti. Rekisteriin ei merkitä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoja.

Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
-rekisteröidyn nimi ja syntymävuosi
-rekisteröidyn yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
-jäseneksi liittymisvuosi ja toiminta Yhdistyksessä
-rekisteröidyn suorittamat yhdistyksen järjestämät kurssit ja tasokokeet sekä rekisteröidyn ilmoittamat muut melontakurssit ja tasokokeet
-Yhdistyksen kotisivuilla julkaistavia Yhdistyksen tilaisuuksissa otettuja valokuvia..
-Säännönmukaiset tietolähteet
-Rekisteriin merkittävät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

-Yhdistyksen tilaisuuksissa otettuja valokuvia julkaistaan Yhdistyksen kotisivuilla.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä säännönmukaisesti.

Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään henkilön yhdistyksen jäsenyyden ajan. Henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä, kun henkilö on eronnut seuran jäsenyydestä ja suorittanut jäsenyyden aikana erääntyneet jäsenmaksut.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; ja
vaatia henkilötietojensa poistamista.
Henkilötietojen poistaminen jäsenrekisteristä estää henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamisen, jolloin henkilön katsotaan eronneen Yhdistyksestä.

Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, sillä ei ole vaikutusta ennen peruuttamista suostumuksen perusteella toteutetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietoturva
Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Yhdistyksen tilaisuuksissa otettuja valokuvia julkaistaan Yhdistyksen kotisivuilla.

Yhtiön ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Avokanoottiyhdistys ry:n tietosuojavastaavalle Suvi Marttiselle osoitteeseen suvi.marttinen@hpp.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Avokanoottiyhdistys Puheenjohtaja Kari Hellström

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.1.2019.